Что переносить при смене CRM, а что оставить

При переезде на новую CRM переносят три вещи: клиентов, сделки и историю работы по ним. В старой системе остаются настройки автоматизации, поля, которые никто не заполнял, и записи, которыми компания и так не пользуется. Разделить эти две кучи стоит до того, как назначена дата переключения: объём базы прямо определяет и срок работ, и то, насколько охотно менеджеры откроют новый портал.

Что переезжает без обсуждения

Контакты и компании с телефонами, почтой, адресами и реквизитами. Открытые сделки со стадией, суммой и валютой. Закрытые сделки за тот период, по которому ещё строят отчёты: обычно это два или три года, дальше цифры нужны разве что для истории. Ответственный менеджер и дата создания переносятся вместе со сделкой, иначе отчёты за прошлые периоды в новой системе просто не соберутся.

Что чистят до переноса, а не после

Сначала дубли. В таблицах один клиент живёт в трёх строках с разным написанием названия, а в старой CRM он же заведён дважды, потому что звонил с двух номеров. Склеивать их проще в выгрузке, пока это обычные строки, чем потом в портале, где к каждой карточке уже привязаны задачи и дела. Заодно телефоны приводят к международному формату с кодом страны: без этого не заработают ни телефония, ни поиск по номеру, ни связка входящего сообщения с карточкой.

Вторая чистка это поля. Перед переносом полезно посчитать, в скольких записях каждое поле реально заполнено. Поля, живущие в двух процентах карточек, почти всегда оказываются следом процесса, который отменили год назад, и тащить их в новый портал незачем.

Что остаётся в старой системе

Автоматизация. Воронки, боты, сценарии рассылок и формулы таблиц устроены в каждой системе по-своему, выгрузить их некуда, и собирают их заново уже средствами нового портала. Это не потеря: по ходу обычно выясняется, что половина правил писалась под ограничения прежней CRM. Отдельный вопрос это данные, которые хранятся без понятного основания. В ОАЭ персональные данные регулирует федеральный декрет-закон № 45 от 2021 года, и переезд удобный момент не перевозить базу подписчиков десятилетней давности, а оставить её вместе со старой системой.

Почему история переносится дольше, чем контакты

Контакты и сделки уходят в портал файлом, а переписку, звонки и вложения приходится переносить через REST API, по записи за вызов. Лимиты Битрикс24 известны заранее, и их видно в документации: в одном пакетном запросе до 50 методов, счётчик запросов на большинстве тарифов убывает на два в секунду и блокирует работу при 50, что в устойчивом темпе даёт около 172 800 вызовов в сутки, а каждый запрос обязан уложиться в 60 секунд. Поэтому база на несколько десятков тысяч сделок с историей это работа на часы, а не на один вечер, и её планируют отдельно от переключения телефонии и форм.

Чего не умеет штатный импорт

Встроенный импорт принимает файл CSV и создаёт лиды, сделки, контакты и компании, а счета, предложения и элементы смарт-процессов грузятся из режима списка. Ограничений три. Сделки импорт только создаёт, обновлять существующие он не умеет, поэтому повторный заход по тому же файлу идёт через контроль дублей с заменой данных. Сделку с несколькими товарами описывают несколькими строками с одинаковым идентификатором. И запустить импорт может только администратор или сотрудник с соответствующими правами. Всё, что выходит за эти рамки, делается приложением или через API.